Hướng dẫn cách share một file excel để nhiều người cùng nhập dữ liệu

Trong hướng dẫn này, Bạn sẽ thấy chi tiết đầy đủ về cách chia sẻ Excel cho nhiều người dùng cùng lúc

Các phiên bản gần đây của Excel 2010, 2013 và 2016 giúp bạn dễ dàng chia sẻ và thao tác trên 1 file. Bằng cách chia sẻ tệp Excel, bạn đang cấp cho người dùng khác quyền truy cập vào cùng một tài liệu và cho phép họ thực hiện các chỉnh sửa đồng thời, điều này giúp bạn tránh được sự cố theo dõi nhiều phiên bản.

Phần này cho biết cách chia sẻ sổ làm việc Excel cho nhiều người dùng bằng cách lưu nó vào một vị trí mạng cục bộ nơi người khác có thể truy cập và thực hiện các chỉnh sửa. Bạn có thể theo dõi những thay đổi đó và chấp nhận hoặc từ chối chúng.

Khi mở sổ làm việc, hãy thực hiện các bước sau để chia sẻ:

1. Trên tab Review, trong nhóm Thay đổi, bấm vào nút Share Workbook.

2. Hộp thoại Chia sẻ Sổ làm việc sẽ xuất hiện và bạn chọn Cho phép thay đổi của nhiều người dùng cùng một lúc. Điều này cũng cho phép hộp kiểm hợp nhất sổ làm việc trên tab Chỉnh sửa.

- Trong tab Editing, bạn click vào Check box duy nhất và nhấn OK.

Tùy chọn, chuyển sang tab Advanced, chọn cài đặt mong muốn để theo dõi các thay đổi và nhấp vào OK.

Ví dụ: bạn có thể muốn các thay đổi được cập nhật tự động cứ sau "n" số phút (tất cả các cài đặt khác trên ảnh chụp màn hình bên dưới là các thay đổi mặc định).

Lưu file Excel của bạn vào một vị trí mạng nơi người khác có thể truy cập file đó (cách nhanh nhất là sử dụng phím tắt Ctrl + S).

Bây giờ, bạn và đồng nghiệp của bạn có thể làm việc trên trên một file Excel cùng một lúc. Bạn có thể tự do chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi của họ và sau khi các thay đổi mong muốn được kết hợp, bạn có thể ngừng chia sẻ sổ làm việc. Hơn nữa trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy các chi tiết về cách làm tất cả điều này.

Lưu ý: Nếu Microsoft Excel từ chối chia sẻ một sổ làm việc nhất định, rất có thể đó là vì một trong những lý do sau:

1- Sổ làm việc có bảng hoặc bản đồ XML không thể được chia sẻ. Vì vậy, hãy chắc chắn chuyển đổi các bảng của bạn thành các phạm vi và xóa các bản đồ XML trước khi chia sẻ tệp Excel của bạn.

2- Để có thể chia sẻ sổ làm việc, một số cài đặt quyền riêng tư cần được tắt. Chuyển đến File > Excel Options > Trust Center, nhấp vào nút Cài đặt trung tâm tin cậy và trong danh mục Tùy chọn bảo mật, bỏ chọn hộp Xóa thông tin cá nhân khỏi thuộc tính tệp trên hộp lưu.